دورکاری در زمان کرونا؛ چطور می توان شرایط کاری را بهتر کرد؟ - وبلاگ تحصیل

به گزارش وبلاگ تحصیل، خبرنگاران: گوگل، مایکروسافت، توییتر، هیتاچی، اپل، اسپاتیفای و بسیاری از شرکت های جهانی دیگر از بریتانیا تا ایالات متحده و از ژاپن تا کره جنوبی، در طی چند روز گذشته و در بحبوحه انتشار ویروس کووید 19، برنامه های اجباری دورکاری را پیش گرفته اند.

به دنبال اعلام رسمی سازمان جهانی بهداشت مبنی بر همه گیری جهانی ویروس کرونا، دور از واقع نیست اگر فرض کنیم که کار از دفتر خانگی برای بسیاری از ما امر عادی تازه ای خواهد شد.

بعضی از کارمندان برای اولین بار از خانه کار می نمایند، یعنی فهمیدن اینکه چگونه در محیط جدید بر سر وظایف خود بمانند ممکن است چندان موفقیت آمیز نباشد. اما روش هایی برای تحویل به موقع کار و اجتناب از دیوانه شدن بر اثر تنهایی وجود دارد، که از برپا کردن یک فضای کار خوب تا راه های ارتباط با تیم کاری را در بر می گیرد.

راه های ارتباطی را باز کنید

چه در زمان شیوع ویروس کرونا و چه در هر زمان دیگری، یکی از موارد کلیدی دورکاری ارتباط شفاف شما با مدیرتان است تا بدانید دقیقا چه انتظاری از شما می رود.

باربارا لارسن، استاد مدیریت دانشگاه نورث وسترن در بوستون، می گوید: از مدیرتان بخواهید که اگر امکان دارد 10 دقیقه تماس تلفنی برای آغاز و جمع بندی روز کاری داشته باشید. در اغلب موارد، مدیران به چنین چیزی فکر ننموده اند.

شرکت های عظیم و کوچک سراسر جهان آغاز به معرفی برنامه های اجباری دورکاری نموده اند تا فاصله گیری اجتماعی برای جلوگیری از انتشار ویروس کووید19 را ترویج نمایند.

به گفته لارسن بیشتر افراد روز کاری خود را در تماس نزدیک با مدیرشان می گذرانند، که به معنای ارتباط راحت و بدون دردسر است. اما با دورکاری دیگر چنین امکانی وجود ندارد و حتی قطع ارتباط احتمال بیشتری دارد اگر شرکت شما به کار از راه دور عادت نداشته باشد. برای مثال، ممکن است مدیر شما عادت به مدیریت افراد به صورت مجازی نداشته باشد، یا شرکت شما مجموعه ابزار های حاضر و آماده ای برای کارمندان از راه دور نداشته باشد؛ ابزار هایی مانند اپلیکیشن چت یا اپلیکیشن ویدئوکنفرانس زوم.

اما حتی برای آن هایی که به دورکاری عادت دارند، کار از خانه می تواند حس بی نظمی و انزوا داشته باشد. بر اساس یک مطالعه که سال گذشته شرکت توسعه نام تجاری بافر روی 2500 کارمند دورکار انجام داده است، تنهایی دومین چالش گزارش شده از سوی پاسخ دهندگان بوده است که 19درصد جمعیت مورد مطالعه آن را تجربه نموده اند. تنهایی می تواند به افراد حس بی انگیزگی دهد و از بازده کاری آن ها بکاهد.

بنابراین وقتی از خانه با مدیر و اعضای تیم خود ارتباط داشته باشید، این در صورتی می تواند یاری کند که تا حد امکان ارتباطی غنی یعنی رو در رو و سریع باشد که به گفته لارسن تماس های ویدئویی اسکایپ و زوم این ویژگی ها را دارند.

سارا ساتن، مدیرعامل و بنیانگذار فلکس جابز که یک وبسایت کاریابی دورکاری است، می گوید: از دل برود هر آنکه از دیده رود می تواند یک مشکل واقعی برای دورکاران باشد. بهترین دورکاران به طور منظم با همکاران و مدیران خود در تماس هستند که این به وسیله ابزار های متعددی امکانپذیر است.

با دورکاری مانند یک کار واقعی رفتار کنید

همچنین بعضی توصیه های بی زمان برای دورکاری وجود دارد که می توان به آن ها عمل کرد. برای مثال، صرفا به این دلیل که می توانید با پیژامه در خانه بگردید به معنای آن نیست که واقعا باید این کار را انجام دهید. لارسن توصیه می نماید که دوش بگیرید و لباس بپوشید. با دورکاری مانند یک کار واقعی رفتار کنید.

اگر در خانه دفتر کار ندارید، تا جایی که می توانید فضای مخصوصی برای کار ایجاد کنید. ساتن می گوید: وقتی افراد آغاز به دورکاری می نمایند نداشتن فضای مجهز برای دفتر خانگی می تواند به طور موقت بازده کار آن ها را کاهش دهد. او می گوید که دو مونیتور و یک صفحه کلید و ماوس بی سیم کار او را در خانه پربارتر می نماید.

یک دوچرخه سوار در ایتالیا بر روی دوچرخه ثابت در خانه تمرین می نماید تا مجبور به ترک خانه اش نباشد در حالی که سراسر کشور در بحبوحه همه گیری جهانی ویروس کووید 19 در قرنطینه کامل است.

بنابراین به جای دراز کشیدن با لپ تاپ روی تخت، چیزی سنجیده تر را امتحان کنید. راه چاره می تواند به سادگی جابجایی میز کنار تخت به گوشه ای ساکت از خانه، گذاشتن کامپیوترتان روی آن و نشستن روی یک جایگاه با پشتی صاف باشد. همانگونه که پشت میز کار در محل کارتان می نشینید. (ضمناً حواس تان به مسائلی که نشستن مداوم پشت کامپیوتر برای گردن و مچ دست و دیگر نقاط بدن ایجاد می نماید باشد.)

این همچنین می تواند نشانه مهمی باشد برای کسانی که با شما زندگی می نمایند تا بدانند که شما سر کار هستید. کریستن شاکلی، استادیار روانشناسی دانشگاه جورجیا، می گوید: در خانه خود مرز هایی را تعیین کنید تا اعضای خانواده شما بفهمند: وقتی در بسته است، وانمود کنید که من خانه نیستم.

با یک فضای کار اختصاصی که شما بتوانید آنجا تمرکز داشته باشید، بهره بردن از مزیت های دورکاری ساده تر خواهد شد. در یک نظرسنجی که شرکت فلکس جاب سال گذشته از 7000 کارمند پرسیده است، 65درصد گفته اند که وقتی از خانه کار می نمایند بازده بیشتری دارند و از مزیت های دورکاری به وقفه های کمتر از جانب دیگر همکاران، درگیری کمتر با سیاست بازی های دفتر کار و استرس کمتر ناشی از سفر به محل کار اشاره نموده اند.

با این حال همچنین تمام کردن روز کاری نیز اهمیت دارد. در نظرسنجی شرکت بافر، بیشترین شکایت افراد از دورکاری ناتوانی از گسستن ذهنی پس از اتمام کار است.

شاکلی پیشنهاد می نماید که اگر شما نمی توانید به محل کار سفر کنید یا به یک دفتر فیزیکی وارد یا از آن خارج شوید، که به طور واضح مرز های روز کاری را تعیین می نماید، وقفه های روانی می تواند به شما یاری کند که در در شرایط روانی درست قرار بگیرید: مانند یک بازه 20 دقیقه ای آماده سازی و خوردن چای یا قهوه در صبح و ورزش بعد از کار که نشانه آغاز و انتها روز کاری شما باشد.

شاکلی می گوید: حتی اگر مسئله نگهداری از بچه نداشته باشید، همچنان خیلی راحت ممکن است فکر کنید حالا که خانه هستم سریع لباس ها را در ماشین لباسشویی بیندازم. شما باید خود را در چارچوب ذهنی قرار دهید که واقعا در حال کار هستید.

از حس انزوا دوری کنید

همچنان، حتی با همه ابزار های ارتباطی آنلاین، ماهیت تحمیلی و ناگهانی انتقال از دفتر کار به محیط خانه می تواند بعضی افراد را مجبور به تقلا برای عادت به تغییرات تازه کند.

نیکلاس بلوم، استاد اقتصاد دانشگاه استنفورد که در خصوص دورکاری سخنرانی TED ارائه نموده، می گوید: ویروس کرونا همه را وادار به این نوع افراطی کار از خانه نموده است. به گفته او دو نوع دورکاری وجود دارد: دورکاری کوتاه مدت یا موردی، و دورکاری دائمی و تمام وقت. پرفسور بلوم می گوید: مانند آن است که بخواهیم ورزش سبک را با تمرین برای ماراتن مقایسه کنیم.

نوع دوم دورکاری همچنان نادر است و به گفته بلوم تنها 5 درصد از نیروی کار آمریکا می گویند که دورکاری تمام وقت می نمایند. در خصوص ویروس کرونا واضح نیست نیروی کار برای چه مدتی در خانه خواهد ماند، که مسائل اضافه ای پیش رو قرار می دهد. برای مثال، اگر بچه ها هم به دلیل تعطیلی مدارس در خانه بمانند، کار کردن برای والدین سخت تر خواهد بود، که به معنای آن است که ارتباط نزدیک با مدیران حیاتی خواهد بود و مدیران نیز باید شرایط والدین را درک نمایند.

کارشناسان می گویند ارتباط تصویری با کیفیت بالا مانند تماس های ویدیویی در هنگام دورکاری با انزوا مقابله می نماید، ضمن اینکه یکپارچگی تیمی و بازده کاری را حفظ می نماید.

انزوای ادامه دار همچنین می تواند تاثیر بالقوه بر روحیه و بازده کاری داشته باشد. به همین دلیل لارسن پیشنهاد می نماید که تیم های کاری کوشش نمایند تا ظاهر عادی و رفاقت همکاران را به روش های غیرمتعارف حفظ نمایند. برای مثال مهمانی مجازی پیتزا یا ساعت خوشی از راه دور راه بیندازند تا کارمندان به وسیله چت یا اسکایپ نوشیدنی خود را با هم شریک شوند.

لارسن می گوید که این روش خوبی برای نزدیکی همکاران است. ممکن است عجیب باشد، اما وقتی همه همین احساس را داشته باشند شرایط جالب می گردد. توصیف لارسن از شرایط موجود ذهنیتی است که می گوید همه با هم در این وضع همراه هستیم. این ذهنیت کمی سبک سری و سهل گیری به فضایی می دهد که در غیر اینصورت بسیار سخت می بود.

ساتن هم از ایده برگرداندن فعالیت های اجتماعی داخل فضای دفتر کار به فضای آنلاین حمایت می نماید و می گوید: تولد ها را جشن بگیرید و برای دستیابی به اهداف کاری و تکمیل شدن پروژه ها تشویق عمومی کنید. برای محاوره های خودمانی و گپ زدن های کنار آبخوری دفتر کار هم وقت بگذارید.

روحیه خود را حفظ کنید

اشتباه نکنید، این اوقات مضطرب نماینده است. سرخط منفی اخبار، نگرانی درباره نزدیکان بیمار یا سالمند و مقابله با وسوسه خرید و انبار دستمال توالت همه می تواند پاسخ دادن به ایمیل های کاری را از اولویت خارج کند. اما هرچه بیشتر برای ارتباط با همکاران خود کوشش کنید، شانس بیشتری برای دوری از حس انزوایی خواهید داشت که می تواند منجر به افسردگی گردد.

پرفسور بلوم می گوید: روی هم رفته به نظرم یک دوره کوتاه مدت دو تا چهار هفته ای دورکاری تمام وقت از نظر مالی و فردی سخت، اما قابل تحمل است. یک دوره طولانی تر دو یا سه ماهه دورکاری تمام وقت، اما می تواند هزینه های جدی برای اقتصاد و سلامت به دنبال داشته باشد.

از نظر او راه چاره این مشکل شامل ارتباط های تا حد ممکن بیشتر آنلاین به وسیله تماس های ویدیویی و ارتباط مداوم با مدیر است، به خصوص برای کارمندانی که تنها زندگی می نمایند ممکن است بیشتر احساس انزوا نمایند. همچنین برگزاری مرتب جلسه های بدون هیچ برنامه کاری مانند نوشیدن همزمان قهوه یا نوشیدنی.

اگر شما مدیر هستید، فراهم کردن ارتباط روشن با کارمندان بر دوش شماست و همینطور حفظ روحیه حیاتی است. به گفته لارسن این روز ها مضطرب یا افسرده شدن خیلی آسان است. پس اگر مدیر هستید وجود استرس و سختی را به رسمیت بشناسید. وظیفه شما آن است که برای تیم خود نقش سردسته هوراکشان مسابقات ورزشی را ایفا کنید.

این به ویژه نکته کلیدی است اگرافراد مجبور به دورکاری به مدت بیشتر از چند هفته باشند که احتمالش زیاد است. لارسن توصیه می نماید: به نوعی هنجار هایی جدید بسازید. روحیه تیم را حفظ کنید.

منبع: bbc